广东白云学院校友工作管理办法

第一章 总 则

第一条 校友是学校发展的宝贵资源。开发校友资源，凝聚校友力量，做好校友爱校荣校工作，对学校的建设和发展有着积极的影响。为持续推进校友工作，制定本办法。

第二条 校友工作总体指导思想是以需求为导向，以服务为根本，以文化建设为基础，从在校生着手，培养爱校意识和校友意识；强化校友和母校之间的亲密关系；注重可持续开发，加强校友资源的培育。

第三条 校友工作的总体目标是发扬“敢为人先，追求卓越”的白云精神，以“携手互助、共享共赢”为宗旨，充分调动各方面力量，着力构建全员参与的工作格局。加强与各地、各届校友间的互动交流，构建覆盖全国主要地区、充分支撑学校和校友事业发展、充满活力的校友工作体系，形成学校关心校友、校友热爱母校，学校和校友间、校友与校友间互相支持、共同发展的校友工作局面。

第四条 学校各单位要提高对校友工作的认识，重视、关心和支持校友工作的开展。

第五条 各级校友工作机构均要在法律规定的范围内活动，按照校友会章程开展工作，任何单位和个人不得以校友会、广东白云学院校友的名义从事违背法律法规的活动，不得损害学校以及校友的利益和声誉。

第二章 校友范围

第六条 符合《广东白云学院校友会章程》所认定的。

第三章 组织机构

第七条 学校内负责校友工作的行政机构是校友工作办公室（与就业指导中心合署办公）。学校校友会的秘书处与校友工作办公室合署办公。

第八条 广东白云学院校友会的二级组织包括各二级学院校友分会、各地市校友会、海外校友会、行业校友会及其他校友组织，不包括上述校友组织发展的次级组织。各二级组织须向校友工作办公室（校友会秘书处）备案并接受业务指导和监督管理。

第四章 工作职责

第九条 学校构建校院两级校友工作体系，学校与各二级学院发挥各自优势，协同做好校友工作。校友工作办公室（校友会秘书处）负责全校校友工作的部署、协调和组织全校性的校友活动；各二级学院成立校友分会，并指定专人负责本学院校友工作。各地市成立区域校友会，在学校的支持下自主开展地区校友活动。

第十条 校友工作办公室（校友会秘书处）的工作职责如下：

（一）制定校友工作制度，完善校友工作的体制、机制建设；

（二）多渠道联络校友，开发、整合校友资源，实现校友与学校资源共享，互助互利，学校优先支持与校友企业建立战略合作关系；

（三）指导协调召开校友会员代表大会、理事会及校级大型校友活动，策划校庆活动；

（四）指导各二级校友组织的成立及运作；

（五）负责校友服务号及校友资源信息系统的管理与运营；

（六）负责与相关业务主管单位及监管部门的沟通协调；

（七）接待校友来电、来访，为校友办实事，做好校友与母校之间的联络、协调服务工作；

（八）做好校友捐赠管理及服务。规范校友捐赠管理，并做好捐赠者的服务及咨询工作。对校友捐赠的实物和礼品统一登记造册，贵重礼品由学校集中管理。

第十一条 各二级学院校友分会工作职责如下：

（一）建立各二级学院校友数据库，做好二级学院校友数据库与学校校友会的信息共享和对接工作；

（二）有计划地组织开展多种形式的校友联谊活动，及时向学校校友会反馈活动信息，推动校友会持续性发展；

（三）做好在校生校友情结培养及毕业生的跟踪联络工作。充分利用新生入学、毕业教育和老校友返校等机会，采取各种形式，培育和增进在校学生的校友意识；

（四）热心服务校友，认真做好校友毕业周年返校接待工作，做好各项服务和信息收集工作；

（五）配合学校校友会工作。认真落实学校校友会的各项工作安排，及时做好校友活动信息及相关工作动态的汇总、报送和联络工作。

（六）为校友办理“校友卡”。

（七）每年评选若干优秀校友，由学校校友会给予表彰。

第十二条 各地市校友会工作职责如下：

（一）加强校友与校友之间、校友与母校之间的沟通联系；

（二）收集、整理本地区校友信息，编制校友通讯录，并向学校推荐本地区杰出、优秀校友；

（三）反映校友新动态，向母校提供优秀校友事迹；

（四）多渠道联络校友，开发、整合校友资源，实现校友与学校资源共享共赢；

（五）每年组织不少于两次校友活动，及时向母校反馈活动信息，推动校友工作持续发展。

（六）每年评选若干“活跃校友”或“热心校友”等荣誉称号，由学校校友会给予表彰。

第五章 二级校友组织

第十三条 命名要求如下：

（一）在校内各二级学院成立的校友会，以“教学单位 + 校友分会”命名，如：机电工程学院校友分会；

（二）在省地市成立的校友会代表机构，以“广东白云学院 + 某地域校友会”命名，如：广东白云学院广州校友会；

（三）根据专业或行业等类别设立的校友联络机构，以“广东白云学院 + 某行业类别校友会”命名，如：广东白云学院汽车行业校友会。

第十四条 各二级校友组织名称经校友工作办公室（校友会秘书处）审批确定后，在活动场地、新闻媒体报道、宣传品编印等的使用上必须严格按照通过审批的组织全称或简称，不得随意删改。

第十五条 筹备成立二级校友组织申报程序如下：

（一）由筹备地区/学院/部门向校友工作办公室（校友会秘书处）提出书面申请，并提交校友会筹备委员会组织机构负责人候选名单以及筹备方案；

筹备方案应当包含以下内容：

1. 筹备委员会名单；

2. 组织机构负责人候选名单；

3. 分会章程（草案）/联络处工作规则（草案）；

4. 成立大会议程；

5. 成立大会其他事项。

（二）校友工作办公室（校友会秘书处）报分管校领导和校友会会长批准后，筹备单位根据批准方案实施。

第十六条 二级校友组织成立大会议程应当包含以下内容：

1.奏唱国歌；

2.介绍出席活动嘉宾；

3.学校领导致辞；

4.宣读《关于同意成立XXX校友分会的函》；

5.通报筹委会介绍筹备情况；

6.审议并通过校友分会理事会成员名单；

7.校友代表发言；

8.校友分会理事长讲话；

9.奏唱白云校歌。

第十七条 申请批准后，筹委会须向校友工作办公室（校友会秘书处）提交成立大会的具体材料（举行时间、地点、议程及参会人员等），筹委会负责成立大会各项筹备工作，校友工作办公室（校友会秘书处）负责协助指导。

第十八条 成立大会的活动宣传材料、该校友会的校友通讯录等相关材料由该校友会完成后，交至校友工作办公室（校友会秘书处）存档。

第十九条 二级校友组织开展换届筹备工作时，应将换届议程和新一届理事会成员建议名单在换届前30日提交至校友工作办公室（校友会秘书处），经审核后方可执行。二级校友组织换届后，应向校友工作办公室（校友会秘书处）报送以下材料：

（一）新一届理事会成员名单；

（二）会长及秘书长简历；

（三）校友会成员通讯录。

第二十条 需要注销的备案校友组织，由其理事会提前30日向校友工作办公室（校友会秘书处）提交书面报告，经批准后进行注销备案。

第二十一条 二级校友组织成立、换届、注销等事项，应邀请学校校友会领导到会指导。

第六章 经费管理

第二十二条 本会经费来源：

1．母校拨给的专项经费和各地校友组织的资助；

2．校友或社会友人的捐赠；

3．会员交纳的会费；

4．其他合法收入。

第二十三条 各学院校友分会经费由校友会统一预算配给；各地市校友会的经费由所辖会员会费、校友捐赠、学院资助及其他方式筹集，须在符合《广东白云学院校友会章程》规定的范围使用。

第二十四条 经费的主要用途：

1．组织学术交流、校友联谊等活动费用；

2．内部刊物的编辑出版等费用；

3．接待校友所必需的费用；

4．校友会日常办公费用。

第二十五条 经费使用审批

1. 各学院校友分会使用经费需在使用前书面请示，并得到校友会秘书长和主管副会长的同意方可使用，并按学校财务制度规定执行。

2. 各地市校友会使用经费需经各地市校友会会长会议批准方可使用，并定期向会员公布使用情况。

第七章 校友捐赠管理

第二十六条 捐物。鼓励各校友会、校友分会或校友自愿为学校捐赠物资用于学校的建设和发展。校友向学校捐赠的礼品由校友工作办公室（校友会秘书处）代为收取，造册登记。可按来源单位存放在各单位，贵重物品及有历史价值的捐赠物品需交由档案室保管。

第二十七条 捐款。校友捐款统一纳入学校账户，开具发票，由学校财务处进行财务代管，并定期向捐赠人报告款项使用情况。

第二十八条 所有捐赠，由校友工作办公室（校友会秘书处）负责在校友网上公布。

第二十九条 学校鼓励校友以班级或个人名义，在校园内认养或栽植珍贵树木。原则上不允许校友以班级或个人名义在校园内设置永久性纪念标志（含石碑、雕塑等）。

第八章 校友返校聚会接待

第三十条 凡回校的校友，视不同情况，不同情形，按照本办法予以接待。

（一）各地市校友会顾问、荣誉会长、会长、副理事长、理事等来校访问的，由校友工作办公室（校友会秘书处）和相关学院（处）共同接待，其活动安排校友工作办公室（校友会秘书处）拟定。

（二）以班级（专业/年级）为单位的校友返校活动，由校友工作办公室（校友会秘书处）和相关学院共同接待，其活动安排由返校班级（专业/年级）与该班级（专业/年级）所在的学院协商确定。

（三）以个人名义回校看望、访问老师、同学、朋友且与学校没有公务联系的校友，由其所看望、访问的老师、同学、朋友负责接待。学校不负责费用。

第三十一条 校友以班级为单位返校活动的主要项目有以下几项：

（一）座谈会形式，主要内容包括：

1、学校向校友介绍学校的概况和发展规划；

2、校友向学校、老师汇报自己的工作情况，畅谈感受，与学校开展各种方式的合作，向学校提出建议等；

3、参加人员：学校领导、相关院（处）领导、教师代表（人员由回校校友选定和邀请）、在校学生代表。

（二）报告会形式，形式和内容可以根据各位校友的具体情况协商确定。主要内容包括：

1、班级学术成果展示；

2、个人或企业创业历史介绍；

3、本人所在行业、学科领域发展现状，最新动态及发展趋势；

4、社会及本行业对人才需求情况，现场人才招聘；

5、对学弟、学妹的希望；

（三）参观校园并合影留念。

（四）向母校赠送礼品或捐款(校友自愿)。

第三十二条 集体返校的校友由组织者提交一份班级（专业/年级）同学通讯录给校友工作办公室（校友会秘书处）。

第九章 附 则

第三十三条 任何单位和个人不得以校友会、校友分会或校友的名义从事个人目的的行为和活动，不得损害学校、校友会、校友组织以及校友的利益和声誉。

第三十四条 本办法由校友工作办公室（校友会秘书处）负责解释。

第三十五条 本办法自公布之日起施行。